英語での電話対応は、直接相手の顔を見て話す場合と違い、英語に多少自信がある人でも「怖い」と感じることが多いのではないでしょうか。相手の声質や話すスピード、なまりなどによって、聞き取りにくいこともしばしば。

今回は、英語での急な電話対応にもバッチリ対応できる、ビジネスシーンでとっさに役立つフレーズをご紹介します。

電話対応のポイントと英語表現フレーズ

英語_電話

電話のはじめにしっかりと社名&名前を告げる

(イングリッシュスピーカーからの電話と想定して)まずは電話を取った最初のお決まりのフレーズは、

Hello, ABC Trade Company, Timmy speaking. How can I help you?
(こんにちは、ABC貿易会社のティミーです。どのようなご用件でしょう。)

です。会社名は相手にはっきりわかるよう、強めに発音すると◎。Hiだと軽すぎる印象を与えてしまうので、ビジネスシーンではHelloを使うのがお約束です。時間帯に合わせて、Good morning, Good afternoonに変えるのもいいですね。

自分から電話をかける場合

こちらから電話をかける場合、Hello, this is Timmy from ABC Trade Companyの後に、用件を続けて伝えましょう。

I am calling to request your latest price list. (貴社の新しい料金表をお願いしたく、電話しています。)
May I speak to Mr. Lee? (リーさんはいらっしゃいますか?)

英語が苦手でも、まずはしっかり相手に自分が何者かを伝えることで、その後の会話の雰囲気も良くなり、相手も自分の英語を理解しようとしてくれますよ。

受けた電話を担当者に転送する場合

かかって来た電話の相手を担当者につなげる時に役立つフレーズは以下の通り。

  • I’ll put you through the sales team, just a second please. (セールスチームにお繋ぎします。少々お待ちください。)
  • I’ll transfer you to Miss. Timmy. (ティミーさんにお繋ぎします。)

*Transferよりも Put you throughを使う人の割合の方が多いです。

担当者が不在の場合は、以下のように返答しましょう。

  • Unfortunately, he is out of the office all day today.(あいにく、一外に出ております)
  • Unfortunately, he is in the meeting at the moment.(あいにく、ミーティング中です)
  • I am sorry, but he is not available at the moment. (申し訳ございませんが、現在席を外すことが出来ません)
  • I am sorry, but  he is on another line right now. (申し訳ございませんが、の電話に出ております。)

その後にすかさず次のフォローとして、

  • Would you like to leave a message? (ご伝言はございますか?)
  • Would you like him to call you back later? (後ほど折り返しの電話をご希望されますか?)
  • I think he will be back in 1 hour. (1時間後に戻ると思います)

など、相手に少なからず何かしらの情報、選択肢を与えてあげると親切ですね。

相手の名前や電話番号の聞き取りは慎重に!

相手が自分の電話番号や伝言を希望する場合は、しっかりとメモを取り、

Can I double check ?(再確認してもいいですか)

と、間違いのないよう再確認するといいでしょう。聞き取りにくい場合は、

Could you please speak slowly/loudly? (ゆっくり/大きな声で話していただけますか?)

や、

Could you please spell your name? (お名前の綴りを教えていただけますか?)

など、相手にお願いするのも決して失礼ではありません。

英語での電話は、かける側も受ける側も緊張するもの。しかし、電話上で使われる英語のパターンは、実はそれほど多くはないのです。上記のポイントをしっかり押さえておくだけでも、電話応対が驚くほどスムーズに進みますよ。

情報提供元:English Hacker
記事名:「ビジネスでも使える!電話対応のポイントと英語表現フレーズ