ビジネス英語というくくりで世の中を見てみると、とにかく会話ばかりがクローズアップされていませんか?

スーツ姿の外国人と会話する日本人の広告なんて、色んなところで目にしますね。テレビ…電車の中…新聞…ネット…どこでもかしこでも。

ですが、実際の現場では、会話できることはもちろん大事ですが、書くことも同じように大事です。

特にグローバルで仕事をする上では、書いて残すことはとても大事で、日本の企業のように、同じ人種がほぼ同じ場所にいて、常に会話ができるという状況ではなく、時差や距離のある世界中の様々な拠点を巻き込んで仕事が進みますので、議事録はとても大事な存在です。もちろん会話で補足や補正は入れていきますが、基本は、議事録に書いてあることを元に次のアクションを決めていくということを日々繰り返しながら業務が進んでいきます。

そんな、グローバルにビジネスを進める上で大事な議事録の書き方について、3つのポイントに絞って解説していきたいと思います。

英語で議事録を書く時のポイント

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まず会議の最初に”I’ll take the minutes”「私が議事録をとります!」と言うところからスタートです!

英語で議事録は”minutes”と言います。時間の”minutes(分)”と同じスペルなので気をつけてくださいね。

Point 1 -簡潔に-

KISSという言葉をご存知でしょうか?少し調べればすぐにわかることですが、現場では頻繁に使われます。

KISSとは、”Keep It Simple, Stupid.”

の略です。直訳すると「簡潔にかけよ、マヌケ」ということで言葉が少々汚いですが、それだけおさえておくべき重要なことだということです。

多くの人が数多くの文書を1日に処理しないといけませんので、如何に要点を伝えてアクションにつなげてもらうか、ということが大事になります。詳細に書いてしまうと、読まれない可能性もあるためです。

ぜひ、KISSを心がけてください。

Point 2 -構成-

先ほどのKISSに加え、毎回同じ構成でまとめるようにしましょう。そうすると、何回か議事録を発行すると、読み手がその構成に慣れてきますので、より必要なことが伝わりやすくなります。推奨例を下記します。

1.Date(日時)/attendee(出席者)/place(場所)(会議が行われた場所や参加者などの基本情報)

2.Key message (最も伝達したいこと) 
(Voice of Customer/Key person(顧客/キーパーソンの声),
Important topics(重要なトピック)などの主要な決定事項)

3.To Do(やるべきこと) / due date(納期) / who is in charge(担当) (次のアクションとして誰が何をいつまでにやるか)

4.Detail(詳細) (QA items(質疑応答)など)

*多くの人は上記1-3を読んで自身のアクションを決めますので1-3をより簡潔に短く表現できるようにしておいてください。4はその案件に深く関わっている人であれば、目を通してくれます。

Point 3 -表現-

どのような表現が用いられるかについては、書き手によって違うのですが、おおよそ以下2点は共通項目になります。気をつけてみてください。

1.より短く簡潔な表現を心がけましょう。

例えば、担当を決める指定する表現は「James will be in charge of it」ではなく「James to work on it」と、toを使って表現するのが欧米人はより簡潔に感じるようです。

両方とも、ジェームスが担当ということには変わりないのですが、あえて日本語でニュアンスを書いてみると、前者は「ジェームスが担当として対応します」後者は「ジェームスが担当」というように、後者のほうが簡略なイメージを与えます。

2. 5W1Hは明確にしましょう

誰が何を言ったのか、誰が何をするのか、いつまでなのか、という情報はとても重要です。常に明確にすることを心がけましょう。

 

さて、ここまで議事録の書き方について説明してきましたが、いかがでしょうか。ぜひ、会話することに加え、書くということにも時間を割いてレベルアップに努めていただき、一味違うビジネス英語を使いこなしていただければと思います。

情報提供元:English Hacker
記事名:「英語で議事録に挑戦!わかりやすく書く3つのポイント